Как перевести учебный центр с Excel на CRM

Почти каждый учебный центр начинает с Excel, и это нормально. На 30 учеников таблицы хватает. Сложности начинаются позже. Учеников больше, групп больше, файл делится на два, потом на три. В какой-то вечер директор в третий раз переписывает список должников — и кого-то всё равно пропускает. Именно в этот момент нужна CRM для учебного центра.

Когда Excel перестаёт справляться и нужна CRM для учебного центра

Точной границы нет, но есть признаки, которые вы проверите на своём центре за пять минут. Отчёты для этого не нужны — вы чувствуете это в конце каждого месяца.

• Активных учеников больше 100, а один файл правят как минимум два человека.
• Список должников вы собираете вручную, и на это уходит больше двух часов в месяц.
• На вопрос «этот ученик заплатил?» вы не отвечаете сразу — сначала открываете файл и ищете.
• Посещаемость в тетради, оплата в Excel. Сверка двух источников стала отдельной работой.
• О том, что ученик перестал ходить, вы узнали через месяц.
• Зарплату преподавателей считаете на калькуляторе и каждый месяц пересчитываете заново.

Если три пункта про вас, проблема не в Excel, а в способе учёта. Excel — хорошая программа, просто она не рассчитана на нескольких пользователей и на расчёт, который повторяется каждый месяц. Следующий шаг — база учеников в отдельной системе, где данные лежат в одном месте, а итоги собираются сами.

Почистите список до переноса

Самая частая ошибка — перенести грязную базу. Дубли, ушедшие полгода назад ученики, пустые телефоны, одна и та же группа в трёх написаниях: A1, а-1 и A 1. Всё это переезжает вместе с данными и потом отнимает вдвое больше времени. Чистка делается до переноса, а не во время.

1. Сведите все файлы и вкладки в один лист. Правило одно: один ученик — одна строка, даже если он ходит в две группы.
2. Зафиксируйте колонки: фамилия и имя, дата рождения, телефон ученика, телефон родителя, группа, дата начала, месячная оплата, скидка, статус.
3. Приведите телефоны к одному формату — +998 XX XXX XX XX. Номер родителя держите в отдельной колонке: именно на него потом уходят сообщения.
4. Проставьте статус по каждой строке. Нет ни оплаты, ни посещения за последние 60 дней — статус «ушёл». Активный список обычно сокращается сильнее, чем вы ожидаете.
5. Составьте единый справочник групп. Каждое название один раз: предмет, уровень, смена. Например, «Английский A1 / 18:00».
6. Добавьте последнюю колонку — долг на дату отсечения. Это главная цифра всего переноса.

Порядок переноса: ученики, группы, оплата, посещаемость

Порядок важен, потому что каждый этап опирается на предыдущий. Нет групп — нет расписания. Нет учеников — некуда заносить оплату. Нет расписания — нечем отмечать посещаемость. Поэтому переносите последовательно, а не всё за один день.

Этап первый — ученики и группы

Заносите только активных. Ушедшие остаются в архивном файле, при необходимости добавите их позже. Затем создаёте группы и привязываете к каждой преподавателя, кабинет и время занятия. На этом этапе проверьте одно: каждый активный ученик числится хотя бы в одной группе. Ученик без группы потом выпадет и из посещаемости, и из отчётов.

Этап второй — оплата

Здесь тонет большинство центров, потому что пытаются перенести всю историю платежей. Этого делать не нужно. Выберите дату отсечения — удобнее всего первое число месяца. Долг на дату отсечения остаётся в последней колонке списка — как он попадёт в систему, определяется на демо и настройке. Все платежи после отсечения идут только в новую систему. Старая история остаётся архивом в Excel, и к ней вы не возвращаетесь. Одно это решение заметно сокращает перенос.

Этап третий — посещаемость

Посещаемость задним числом не заносится. Начинайте с начала новой недели: это ежедневная привычка, а не история, которую надо восстановить. В первую неделю отдельно проверьте телефоны родителей. Например, в MUDARRIS отметка о посещении сразу уходит родителю в Telegram — если номер записан с ошибкой, сообщение получит другой человек, и узнать об этом лучше в первый же день.

Зарплата, экзамены и отчёты — это второй месяц. В первый достаточно четырёх вещей: список учеников, группы, оплата, посещаемость. Остальное надстраивается легко.

Месяц работайте в двух системах

Удалять таблицу в первый же день не стоит. Оставьте её на месяц, но с жёстким условием: в неё больше никто не пишет. Excel остаётся только для чтения и сверки.

• После даты отсечения новые данные вносятся только в CRM. Без исключений.
• Раз в неделю, 30 минут: сверяете три цифры — количество активных учеников, собранную с начала месяца сумму, количество должников.
• Расхождение записываете вместе с причиной. Причина почти всегда одна: кто-то поработал по-старому.
• На второй неделе разрыв должен уменьшиться. Если нет — проблема не в данных, а в людях.
• Если в конце месяца три цифры совпали, закрывайте файл и убирайте в архив.

Параллельная работа не должна тянуться больше двух месяцев. Иначе обе базы остаются неполными и доверия не будет ни к одной. Дату объявите заранее: «с 1 числа ни тетради, ни таблицы».

Как добиться, чтобы преподаватели действительно отмечали

Технически система работает с первого дня, но без отметок она пустая. Поэтому самая трудная часть — люди. Здесь помогает не длинное обучение, а короткое и точное правило.

1. Назначьте одного ответственного, обычно администратора. Вопросы идут к нему, а не к директору.
2. Каждому сотруднику — свой логин и своя роль: каждый видит только свою работу.
3. Первое обучение — не больше 20 минут и про одно действие: отметить посещаемость в течение 10 минут после начала занятия.
4. Поставьте срок. Через две недели тетрадь убирается — и эта дата должна быть названа вслух.
5. Не разрешайте работать двумя способами одновременно. Пока тетрадь лежит на месте, преподаватель пишет в тетрадь.
6. Первую неделю пусть администратор каждый день проверяет, все ли занятия отмечены. Не выговор, а помощь: чаще всего дело в телефоне или в связи.

Самый сильный стимул — зарплата. Когда и занятие, и зарплата живут в одной системе, отметки входят в привычку. Для планирования считайте три недели и сверяйтесь с тем, как это идёт у вас. Объяснять это стоит не как контроль, а как порядок: занятие записано в одном месте — зарплата считается там же.

Три вопроса в конце первого месяца

Удался переход или нет — проверяется не ощущением, а тремя вопросами.

1. Сколько минут нужно, чтобы получить список должников? Правильный ответ — одна.
2. Знаете ли вы утром, кто не пришёл на вчерашнее занятие? Если нет, привычка ещё не сложилась.
3. Сошлись ли выручка и долг с вашей же таблицей? Если нет, есть расхождение, которое никто не объяснил.

Три «да» означают, что переход закончен. Дальше добавляете отчёты, зарплату и результаты экзаменов — они ложатся на уже приведённую в порядок базу.

Следующий шаг — выбор системы. В Mudarris CRM все четыре этапа — это отдельные модули; тариф зависит от размера центра и нужных модулей, а точная цена обсуждается на демо и настройке. Приведите центр в порядок уже сегодня — нажмите «Начать», оставьте имя и телефон, и мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня. Или напишите напрямую в Telegram через «Запросить демо».